Escalar a operação sem contratar mais pessoas é um assunto em evidência em empresas de diversos segmentos, especialmente para as middle market, que dependem da integração entre muitos times e setores.
Dentro disso, uma operação escalável propõe o aumento dos resultados e da produtividade, sem a necessidade de aumentar os custos na mesma proporção. Neste blog, iremos te mostrar um guia de eficiência operacional, de como alcançar o esperado, integrar áreas e garantir agilidade e modernidade nos processos.
Se sua empresa atingiu um ponto onde ou contrata mais pessoas ou para de crescer, é sinal de que precisa olhar para outras possibilidades e entender onde existem pontos que podem ser otimizados e, especialmente, onde está o gargalo operacional.
Muitas vezes, este gargalo pode ser o que está travando o avanço da sua área, estando concentrado em alguns pilares:
A lista de possibilidades é grande.
O primeiro passo para fazer esse diagnóstico, é observar a rotina da equipe e agendar reuniões de 1:1 para entender as atividades de cada um, seus principais desafios, pontos fortes e habilidades a serem desenvolvidas.
Após finalizar o diagnóstico, uma alternativa para escalar a operação sem contratar mais pessoas, é utilizar os talentos já existentes na sua operação e realocar as demandas de acordo com as habilidades mais desenvolvidas de cada um.
Isso gera um melhor mapeamento do setor e contribui para a tomada de decisão mais assertiva, ao invés de decisões baseadas em feeling. Também traz como benefício, a redução de reuniões de alinhamento, aumentando o tempo de produção da equipe.
Pode parecer controverso, afinal, algumas pessoas entendem a oferta de um treinamento como um custo para a operação, enquanto outras, enxergam como um investimento.
Além de apontar melhorias de desenvolvimento individuais, o diagnóstico também contribui para olhar para o time como uma unidade e entender qual a maior dificuldade do todo. Dessa forma, fornecer um treinamento de aperfeiçoamento de um processo e de integração entre os colaboradores e demais áreas envolvidas é, na verdade, uma forma de reduzir custos e possíveis erros futuros.
O Excel já foi considerado o futuro do trabalho, principalmente em setores estratégicos-táticos e táticos-operacionais. No entanto, frente às diversas opções que existem atualmente no mercado, o Excel se tornou obsoleto e um dos principais formadores de silos de dados, onde somente um pequeno grupo de pessoas têm acesso.
Atualmente, o mercado conta com opções de ferramentas de trabalho com IA, que são extremamente completas e contribuem para escalar a operação sem contratar mais pessoas. Um exemplo, é a monday.com. A solução não só permite uma área de trabalho extremamente personalizada, como também, a criação de agentes de IA, que realizam aqueles trabalhos mais manuais e que consomem muito tempo da equipe.
Dessa forma:
Para escalar a operação sem aumentar o número de headcounts é preciso buscar outras alternativas que apresentem um bom custo-benefício.
Dentro desse cenário, as empresas middle market que contam com uma ferramenta de gestão de trabalho com IA, saem na frente da concorrência, porque conseguem entregar uma excelente capacidade operacional, sem aumento de equipe. Ou seja, os custos que são repassados para o consumidor final, também são mínimos ou inexistentes. E a qualidade da entrega segue a mesma.
Conheça as principais vantagens de ferramentas com essa capacidade:
Grande parte dos clientes chegam até a Nortrez com uma queixa em comum: falta de centralização de dados. Como você provavelmente deve entender, isso gera silos de informações e operacionais, falta de integração entre dois ou mais setores, prazos desalinhados, diversas reuniões improdutivas de status, atrasos… uma infinidade de problemas que impactam os projetos e os resultados.
Ou seja, ao optar por escalar a operação empresarial sem contratar mais pessoas e decidir por uma ferramenta de gestão, você também ganha na centralização de dados.
Essa movimentação pode parecer simples, mas possui raízes mais profundas: ao centralizar as informações em um só local, você e sua equipe têm acesso a tudo o que está acontecendo - com nível de granularidade. Isso abre uma janela de tempo na rotina dos colaboradores, evitando que eles passem minutos (e até mesmo horas) preciosos buscando informações perdidas e/ou despadronizadas. Isso, por si só, já contribui para aumentar a capacidade operacional.
Imagine que você atua no PCP (Planejamento e Controle da Produção) e ocorre um atraso na entrega de um projeto do maior cliente da empresa. No cenário atual da sua equipe, você enxerga que receberá um aviso sobre isso ou que só ficará sabendo um dia antes da entrega prevista?
Atualmente, com as soluções disponíveis no mercado, não é mais necessário imaginar e torcer pelo melhor cenário. Por exemplo, com monday.com é possível criar uma automação de fluxos, transformando os processos manuais em gatilhos automáticos. Assim, se a produção atrasa no PCP, o gerente de projetos é notificado para que possa entender o motivo do atraso e o que fazer para evitá-lo ou definir os próximos passos.
Vamos seguir no nosso exemplo do PCP. Lembra quando falamos acima sobre o diagnóstico da área e como ele contribui para identificar aqueles colaboradores que estão executando tarefas similares?
Com uma ferramenta que permite a visualização de gráficos de Gantt, você consegue entender exatamente em que cada pessoa está trabalhando, quanto tempo está levando para fazer as atividades e pode visualizar o status de cada tarefa. Também é possível se comunicar dentro da própria ferramenta, mencionando todos os envolvidos em determinado projeto.
Esses detalhes são importantes para uma orquestração correta de toda a operação e, quando executados da maneira correta, garante que a ferramenta é a principal fonte de informações do setor.
Além disso, os dashboards também são essenciais para separar as informações por setor e necessidades de cada área. Por exemplo:
Hoje, a principal vantagem de contar com uma ferramenta de gestão para escalar a operação sem aumentar o time, é escolher por aquela que te permite a criação de agentes de IA que irão executar o trabalho repetitivo.
Escalar a operação sem contratar mais pessoas é uma tarefa que parece ser difícil, mas não é impossível. Como citamos, existem diversas ferramentas no mercado que contribuem para esse processo, como a monday.com.
No entanto, antes de contratar, é importante ficar atento: para conseguir escalar sem contratar, é necessário fazer a união entre a tecnologia de ponta, com uma metodologia de especialista. A Nortrez é parceira monday.com e mais de 750 empresas confiam em nosso trabalho para orquestrar de forma redonda toda a sua operação. Essa união de forças é necessária para que você tenha em mãos uma ferramenta poderosa e adaptada ao seu negócio, que continue escalável e organizada, mesmo com o aumento do volume de dados.
Entre em contato conosco e saiba mais sobre como a Nortrez pode te ajudar.