A gestão à vista é um assunto essencial quando se fala em maior transparência no ambiente de trabalho, integração de equipes, aumento da produtividade e ganhar mais confiança do time, em busca da eliminação de gargalos nos processos e resultados mais satisfatórios.
No entanto, uma das primeiras perguntas ao redor desse assunto é: como fazer? Por muito tempo, a gestão à vista foi considerada apenas um quadro branco na parede, a ser atualizado conforme a disponibilidade das pessoas envolvidas e, que por muitas vezes, era esquecido.
A boa notícia nisso tudo, é que os processos evoluíram e o quadro branco deixou de ser apenas um item na parede, passando a ser um board em nuvem, com processos claros e equipes integradas de verdade. Confira ao longo do conteúdo as vantagens de contar com uma gestão à vista realmente efetiva e eficiente.
Antes de falarmos sobre os benefícios, é importante que você entenda o que é a gestão à vista. Essa é uma metodologia voltada para deixar as informações importantes de um negócio visíveis e compreensíveis para todos, como metas da empresa e de cada time, desempenho, prazos e problemas, para que cada responsável possa tomar as melhores decisões, em um tempo que não seja prejudicial para a organização e as lideranças tenham uma visão detalhada sobre o time.
Lembra quando falamos do quadro branco na parede? Atualmente, a gestão à vista é pensada para elevar esse conceito para outro patamar: com soluções em nuvem, como monday.com, é possível personalizar boards de acordo com a necessidade do seu time ou empresa, definir marcadores, criar automatizações e mais.
Um dos principais objetivos da gestão à vista, é a transparência. Ao adotar uma ferramenta de trabalho que possibilite acesso integrado às ações, tarefas, metas, as informações presentes deixam de ser propriedade de apenas uma pessoa, em uma planilha restrita, e começam a ser vistas como uma responsabilidade do time todo.
Isso, além de tornar o dia a dia mais eficiente, cria um senso de pertencimento para a equipe, pois os colaboradores sentem que há uma confiança maior depositada neles, o que também permite que cada um entenda o que precisa fazer, qual o prazo e qual o impacto disso para a organização. Além disso, um colaborador que esteja em dependência da demanda de outro, pode acompanhar o status do trabalho, sem precisar acionar o colega diversas vezes e, também, eliminando um senso de ansiedade com aquele determinado trabalho.
Já para o líder, essa metodologia permite uma visão ‘de cima’ do setor, visualizando status das demandas, atividades em atraso, verificação do que é mais urgente, redistribuição de tarefas conforme necessário, tudo isso, sem precisar interromper as pessoas da equipe e perguntar “como está o andamento?”.
Uma das maiores vantagens da gestão à vista é ter acesso a indicadores e dados sobre o desempenho das demandas, possibilitando ao gestor agir em tempo real: não é necessário aguardar uma reunião com todo o time ou com pessoas envolvidas para realizar mudanças no quadro de atividades.
Essas movimentações, como realocação de prazo e de pessoas, podem parecer pequenas no início, mas que trazem um resultado positivo ao final da demanda, contribuindo para o alcance dos objetivos estratégicos da empresa de forma mais assertiva. Ou seja, a gestão à vista não é uma forma de controlar, vigiar os funcionários 24/7, mas sim, uma maneira de conduzir as atividades da melhor forma possível, para que todos tenham ciência de suas demandas e responsabilidades, entendendo que o resultado de um, impacta diretamente no todo.
Ao tratar sobre gestão à vista, é importante que essa atividade responda a três perguntas essenciais, em menos de 10 segundos:
Com essas respostas, é possível saber em detalhes qual demanda precisa de mais atenção e qual já está pronta para a próxima etapa ou até mesmo para finalização.
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Como falamos anteriormente, existem ferramentas focadas para tornar a gestão à vista um processo mais eficaz e que realmente seja utilizado pelo time todo. Um exemplo é a monday.com, onde é possível criar diversas automatizações inteligentes, como dependência de atividades, mover as atividades conforme definido por você, atribuir responsáveis por cada demanda, determinar prazos, lista de atividades, verificar o tempo dedicado para cada função e muito mais.
Outra forma de utilizar ao máximo essa metodologia é definir cores para cada etapa do processo. Por exemplo: cinza para demandas que ainda precisam ser iniciadas, amarelo para as demandas que estão sendo executadas, verde para as que estão prontas e vermelho para as atrasadas.
Apesar de parecer um recurso simples, existe neurociência por trás: dividir as informações por cores ajuda o cérebro a otimizar o processamento visual, aumentando a capacidade de memorizar e organizar as informações. É como se ele criasse diversas ‘âncoras’ cognitivas que permitem à mente categorizar rapidamente blocos de informações e memorizar as informações com mais facilidade.
A Rinnai, multinacional de aquecedores a gás, chegou até a Nortrez com o pedido de integrar as áreas de Projetos e de Laboratório, para que ambos os times pudessem acompanhar o andamento das atividades.
Com a aplicação de gestão à vista e com monday.com, os times conseguiram mais visibilidade e colaboração entre as áreas envolvidas, reduzindo gaps de informações, retrabalho e atrasos. Esse resultado foi obtido graças ao trabalho consultivo oferecido pela Nortrez e, hoje, com poucos cliques, as equipes conseguem acompanhar de forma bidirecional o andamento dos projetos e os ensaios de testes realizados no laboratório, o que garante mais agilidade, transparência e tomada de decisão mais assertiva.
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Como vimos, a gestão à vista é uma excelente forma de reduzir gargalos nos processos, deixando todos os colaboradores informados sobre suas atividades, metas e objetivos. Essa metodologia contribui para que líderes tenham clareza sobre o andamento das atividades da equipe e possam tomar decisões assertivas, da forma mais rápida possível.
É importante salientar que resultados positivos acontecem quando há a contribuição de todos os colaboradores. Por isso, a necessidade de criar a sensação de pertencimento e construir uma relação de confiança com a equipe.
Nosso trabalho é compreender a fundo a estrutura de cada negócio e propor caminhos para que a colaboração se torne parte do DNA da empresa. Com a experiência acumulada em projetos complexos, ajudamos organizações a reduzir gargalos, aumentar a produtividade e construir uma cultura de confiança e transparência. Para saber como nosso time pode te ajudar entre com contato clicando aqui.